حسابداری شخصی با اکسل یا با اپلیکیشن موبایل؟

بخش بزرگی از کسانی که دنبال «نرم‌افزار حسابداری شخصی برای کامپیوتر» می‌گردند، در نهایت سر از اکسل درمی‌آورند و این انتخاب بدی هم نیست. اکسل رایگان‌ترین، منعطف‌ترین و خصوصی‌ترین ابزار ممکن برای این کار است. فقط یک نقطه‌ی ضعف دارد که معمولاً بعد از یک ماه خودش را نشان می‌دهد. بیایید اول قالب را بسازیم، بعد سراغ آن نقطه برویم.

یک قالب اکسل که واقعاً کار می‌کند

پیچیده‌اش نکنید. یه شیت، پنج ستون:

تاریخ	مبلغ	دسته	توضیح	نوع
۱۴۰۵/۰۵/۲۰	۱۰۰٬۰۰۰	خوراک	نان	خرج
۱۴۰۵/۰۵/۲۰	۲۰۰٬۰۰۰	حمل‌ونقل	تاکسی	خرج
۱۴۰۵/۰۵/۰۱	۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰	حقوق	—	درآمد

ستون «دسته» را با اعتبارسنجی داده (Data Validation) به یک فهرست بسته وصل کنید. پنج تا هشت دسته کافی است. این یک کار پنج‌دقیقه‌ای است، ولی جلوی بزرگ‌ترین مشکل شیت‌های شخصی را می‌گیرد: اینکه «خوراک»، «غذا» و «خوراکی» سه دسته‌ی جدا شوند و بعد هیچ گزارشی درست درنیاید.

برای جمع هر دسته در یک ماه:

=SUMIFS($B:$B, $C:$C, "خوراک", $E:$E, "خرج", $A:$A, ">="&DATE(...), $A:$A, "<="&DATE(...))

و برای گزارش ماهانه، به‌جای نوشتن ده فرمول، یک PivotTable بسازید: دسته در سطرها، ماه در ستون‌ها، مجموع مبلغ در مقادیر. کل کار دو دقیقه است و از هر گزارش آماده‌ای دقیق‌تر جواب می‌دهد و دلیلش هم این است که خودتان تعریفش کرده‌اید.

مزیت‌هایی که هیچ اپلیکیشنی ندارد: هزینه‌ی صفر، انعطاف کامل، داده‌ای که هرگز از کامپیوتر شما خارج نمی‌شود، و فایلی که ده سال دیگر هم باز می شود.

نقطه‌ای که اکسل کم می‌آورد

خب، حالا برویم سراغ مشکل. اکسل در محاسبه بی‌نقص است. جایی که کم می‌آورد ثبت است.

اکسل روی کامپیوتر است. خرج کردن اما بیرون از خانه اتفاق می‌افتد. یعنی بین لحظه‌ی خرید و لحظه‌ی ثبت همیشه فاصله‌ای هست که ناچار با حافظه پر می‌شود (خودم تا مدت‌ها فکر می‌کردم مشکل از بی‌نظمی خودم است، نبود). و در این فاصله دو اتفاق می‌افتد:

• فراموشی انتخابی: خریدهای بزرگ یادتان می‌مانند، خریدهای کوچک نه. یعنی داده‌ی شما نه‌فقط ناقص، بلکه به‌شکل سیستماتیک ناقص است. دقیقاً همان خرج‌های کوچکِ تکرارشونده‌ای که کل هدف حسابداری شخصی دیدنشان است، از قلم می‌افتند.
• انباشت کار: «آخر هفته وارد می‌کنم» یعنی نشستن پای چهل تراکنش. این کار سنگین است و اولین چیزی است که وقتی هفته شلوغ می‌شود کنار گذاشته می‌شود.

این ضعف اکسل نیست. ضعف هر ابزاری است که روی کامپیوتر باشد، چه نرم‌افزار ویندوزی، چه نسخه‌ی تحت وب. نسخه‌ی تحت وب از هر دستگاهی باز می‌شود، درست، ولی همچنان باید مرورگر را باز کنید و تایپ کنید. مشکل، محل نصب نیست؛ فاصله‌ی بین خرید و ثبت است.

پس چه زمانی اکسل، چه زمانی موبایل؟

اکسل را انتخاب کنید اگر:

• بیشتر خریدهایتان آنلاین و پشت کامپیوتر انجام می‌شود
• تعداد تراکنش‌هایتان کم و مبالغشان بزرگ است (اجاره، اقساط، قبض)
• می‌خواهید تحلیل‌های دلخواه خودتان را بسازید
• ترجیح می‌دهید داده‌ی مالی‌تان هیچ‌جا جز کامپیوتر خودتان نباشد

اپلیکیشن موبایل را انتخاب کنید اگر:

• بیشتر خرج‌هایتان بیرون از خانه و به‌صورت خریدهای کوچک و پرتکرار است
• قبلاً با اکسل یا دفترچه امتحان کرده‌اید و بعد از چند هفته رها شده است
• می‌خواهید بدون کار اضافه، گزارش ماهانه داشته باشید

و یک گزینه‌ی سوم که معمولاً بهترین است

لازم نیست حتماً یکی را انتخاب کنید. ترکیبی که برای خیلی‌ها بهتر از هر دو جواب می‌دهد این است:

ثبت در لحظه با موبایل، تحلیل عمیق ماهانه در اکسل.

اپلیکیشن کاری را انجام می‌دهد که اکسل نمی‌تواند، یعنی گرفتن خرج در همان چند ثانیه‌ی اول، و اکسل کاری را انجام می‌دهد که اپلیکیشن نمی‌تواند: تحلیل دلخواه شما. پل بین این دو، خروجی CSV است. به همین دلیل است که وجود گزینه‌ی خروجی در یک اپلیکیشن مالی این‌قدر مهم است؛ در معیارهای انتخاب برنامه‌ی حسابداری شخصی هم همین را به‌عنوان یکی از مهم‌ترین معیارها آورده‌ایم.

صریح بگوییم

جیبی‌یار نسخه‌ی ویندوز و نسخه‌ی تحت وب ندارد و فعلاً فقط برای اندروید منتشر شده است. اگر حتماً به نسخه‌ی دسکتاپ نیاز دارید، همان قالب اکسل بالا گزینه‌ی صادقانه‌تری برای شماست.

اما اگر مشکلتان محاسبه نیست و همان چیزی است که بالا گفتیم، یعنی ثبت‌کردن است که رها می‌شود، جیبی‌یار دقیقاً روی همین یک نقطه ساخته شده: یک جمله می‌گویید، «صد هزار تومان نان»، و تراکنش ساخته و خودکار دسته‌بندی می‌شود. خروجی CSV و JSON هم هر وقت خواستید در دسترس است تا همان تحلیل اکسلی‌تان را هم داشته باشید. نسخه‌ی اندروید را دانلود کنید.

اگر هنوز در مرحله‌ی تصمیم‌گیری درباره‌ی خودِ روش هستید، حسابداری شخصی چیست و از کجا شروع کنیم و مقایسه‌ی روش‌های بودجه‌بندی نقطه‌ی شروع بهتری هستند.